Para llegar al fondo de estas cuestiones utilizaré mi propia experiencia, la de colegas de mis redes y, en particular, datos extraídos del informe State of Facilitation in 2023, que se basa en más de 1100 respuestas a una encuesta mundial.

Si está pensando en iniciar una carrera como facilitador, siga leyendo para estar preparado para todas estas preguntas que pronto le llegarán.

Si está aquí porque podría contratar a facilitadores, espero que encuentre algunas buenas ideas sobre lo que debe buscar. Por último, si es usted compañero de profesión, me encantaría conocer su opinión sobre este artículo. ¿Coinciden mis respuestas con su experiencia? ¿Qué me he dejado?

En este artículo veremos:

¿Qué es un facilitador?

Preguntando a ChatGPT obtendrá una respuesta bastante buena. «Un facilitador es una persona que ayuda a guiar y gestionar los debates y actividades de un grupo con el fin de lograr objetivos o resultados específicos. Actúan como una tercera parte neutral que promueve la comunicación abierta, fomenta la colaboración y garantiza que se escuche a todos los participantes y se valoren sus contribuciones. Un facilitador no suele adoptar un papel activo en la conversación ni aportar soluciones, sino que sirve de guía para ayudar a los miembros del grupo a generar sus propias ideas y llegar a sus propias conclusiones.»

La explicación de este papel dada por la IAF, la Asociación Internacional de Facilitadores, no difiere demasiado, aunque quizás sí sea más matizada, ya que hace hincapié en la imparcialidad y equilibrio entre el grupo y el individuo. «Los facilitadores desempeñan un papel imparcial a la hora de ayudar a los grupos a ser más eficaces. Dejan de lado sus opiniones personales y ayudan al grupo a tomar sus propias decisiones. Los facilitadores actúan como guías del proceso y crean un equilibrio entre garantizar la participación individual y producir resultados significativos.»

A la vista de lo que estas (y otras) definiciones tienen en común, he aquí algunos elementos clave que conviene destacar:

• Los facilitadores trabajamos de uno a muchos en lugar de uno a uno: aunque hablaremos de tú a tú en las entrevistas con los participantes, o cuando negociemos con un cliente, la mayor parte de nuestro trabajo es con un grupo de personas. Esto es útil, por ejemplo, para distinguir el papel de facilitador del de coach de lideraje;
• El papel del facilitador consiste en apoyar el proceso de un grupo, dirigiéndolo, por ejemplo, diseñando actividades, abriendo un debate importante y planteando preguntas clave. El contenido de un proceso de facilitación procede de los propios participantes (a diferencia de lo que podría ocurrir con la oratoria o la formación);
• La posición de un facilitador es neutral con respecto al contenido (pero no con respecto al proceso). Parte del trabajo del facilitador consiste en asegurarse de que en la sala se escuchan distintas voces, pero no en elegir entre ellas ni sugerir soluciones (a diferencia de las funciones de consultoría más «tradicionales»). Los facilitadores tienen opiniones, por supuesto, pero es importante mantenerse neutrales y dejarlas a un lado para centrarse en permitir que afloren las opiniones del grupo.

Podemos resumir lo anterior diciendo que un facilitador diseña y dirige procesos grupales con el objetivo de facilitar que todos contribuyan y alcancen un objetivo compartido.

A menudo, los facilitadores también tienen aptitudes para el coaching, la mediación o la enseñanza/formación; todas ellas son funciones distintas, sombreros diferentes que puede llevar la misma persona.

Como tutora de estudiantes en un programa de escuela de verano, por ejemplo, a veces actúo como coach (en conversaciones individuales con los participantes), a veces como formadora (impartiendo clases breves sobre habilidades de comunicación), ocasionalmente como mediadora (interviniendo para ofrecer apoyo en un conflicto) y sobre todo como facilitadora (diseñando un proceso de aprendizaje y organizando actividades para ayudar a los participantes individuales a unirse como un grupo de aprendizaje eficaz).

¿Cuál es el objetivo de la facilitación?

La atención del facilitador se dirige a fomentar el reequilibrio de los tres pilares del trabajo en grupo: objetivos, relación y proceso.

Los objetivos responden a la pregunta: ¿cuál es la finalidad de nuestro trabajo conjunto? ¿Qué queremos conseguir? Este es el reino de los KPI, los objetivos y los resultados concretos. ¿Qué futuro le espera al equipo? ¿Cuál es el resultado deseado por los grupos? ¿Qué valores nos gustaría encarnar en el camino?

El proceso consiste en cómo trabajamos juntos. ¿Cuáles son nuestros procesos de grupo? ¿Quién toma las decisiones? ¿Cómo rendimos cuentas unos a otros? ¿Cómo aprendemos (tanto del éxito como del fracaso)? Aquí, un facilitador eficaz ayudará a los grupos a tomar el control de su proceso, y puede tocar elementos de gestión de tareas colaborativas y de colaboración y resolución de problemas en equipo.

Cuidar las relaciones consiste en aumentar la confianza mutua dentro del grupo. ¿Con quién trabajamos? ¿Cómo de bien nos conocemos y nos comunicamos? Ayudar a las personas a aprender a participar eficazmente y con respeto mutuo es un elemento vital de la facilitación eficaz.

En función de las necesidades del equipo y del puesto de trabajo concretos, un facilitador cualificado diseñará actividades que ayuden al grupo a reflexionar sobre su situación actual y a orientarse hacia el cambio en una, dos o todas estas dimensiones. Veamos un par de ejemplos.

En escenarios empresariales, los facilitadores se encuentran a menudo con equipos que han dedicado su tiempo casi exclusivamente a perseguir objetivos, en detrimento de fomentar el proceso y las relaciones. La confianza puede estar erosionada o puede faltar claridad sobre cómo trabajar juntos con eficacia. Las nuevas condiciones, como el trabajo en línea, dejan especialmente claro cuándo el proceso está mal definido: ¡se puede desperdiciar mucha energía y tiempo duplicando esfuerzos o dejando proyectos estancados en un cuello de botella!

En estos casos, un facilitador eficaz sugerirá formas de trabajar en mejorar la cohesión del equipo, fomentando la participación y estableciendo acuerdos sobre cómo trabajar juntos, cocreando procesos que se ajusten a ese contexto concreto.

A veces, la facilitación se interpreta erróneamente como una herramienta para «sentirse bien», pero el objetivo real de los juegos y actividades lúdicas para conocerse es ¡crear un buen ambiente para entrar en acción!Unas horas dedicadas a diagnosticar cómo está gestionando el equipo su propia dinámica interna y a aprender nuevas habilidades, como en este taller de autogestión de equipos,puede mejorar radicalmente la eficacia del grupo.

En contextos sin ánimo de lucro, como los grupos de ciudadanos, a veces he diagnosticado la enfermedad contraria: el grupo está tan centrado en sentirse bien y crear cohesión interna que en realidad no avanza hacia sus objetivos, ¡o nunca se ha fijado objetivos claros!

Un taller facilitado podría dedicarse a crear o actualizar una visión y una misión compartidas por el grupo. Un taller de ideación, como el que se detalla en esta plantilla, podría ser la solución. Si echa un vistazo a nuestra colección de plantillas, tendrá más ideas de lo que puede conseguirse con un acto o taller con facilitador.

¿Qué hacen los facilitadores en la práctica?

Los facilitadores son expertos en procesos y gestión de grupos. Malia Josephine, fundadora de la start-up Facilitation Jobs, ha elaborado una lista exhaustiva de más de 30 puestos de trabajo relacionados con la facilitación, desde especialistas en desarrollo organizativo y facilitadores de formación hasta diseñadores de retiros, entre otros. Por no hablar de las descripciones más creativas (¡y aún así acertadas!) que puedes encontrar en Linkedin, como «enzima social» o «manitas de la conversación».

La lista deja claro que, como dijo Douglas Ferguson, de Voltage Control, en su comentario al informe State of Facilitation 2023, «la facilitación está en todas partes». Los facilitadores están presentes en los sectores público y privado, en ONG y grandes empresas, facilitando reuniones de consejos de administración y actividades de equipo al aire libre. ¿Qué se traen entre manos todos estos facilitadores?

Dependiendo del contexto y las necesidades, estas son algunas de las acciones que los facilitadores pueden llevar a cabo.

Los facilitadores trabajarán entre bambalinas para diseñar los procesos adecuados en función de la tarea que se vaya a realizar. Algunas de las actividades rutinarias de un facilitador en esta etapa incluyen:

Preparación y diseño

• Entrevistar a las principales partes interesadas, mantener reuniones con el cliente (y otras funciones relevantes como, por ejemplo, alguien en RRHH o en un puesto de comunicación) con el objetivo de comprender las necesidades actuales, la historia pasada y las esperanzas futuras;
• diseñar reuniones, eventos, talleres o retiros en torno al tema y el propósito generales, incluida la preparación de listas de resultados previstos y un orden del día detallado;
• repasar, revisar y modificar esa agenda con el cliente;
• sugerir las necesidades de un espacio (por ejemplo, cómo organizar los espacios para sentarse, cuántas mesas se necesitan, etc.) o, si el taller es en línea, recomendar qué software utilizar;
• redacción de la información que debe incluirse en la invitación y/o comunicarse directamente con los participantes antes del acto para compartir las expectativas, informarles sobre los tipos de actividades que se llevarán a cabo, la tecnología que se utilizará, las consideraciones en torno a la accesibilidad, etc. (para más información sobre cómo preparar sus eventos de facilitación para que sean accesibles, lea los consejos de Marie Dubost)
• Investigar un poco sobre el tema, por ejemplo, estudiando los documentos del proyecto, para hacerse una idea de la jerga técnica o los conocimientos especializados a los que se referirán los participantes.

Actividades principales

El orden del día de un acto suele incluir secciones con ponentes: partes del día en las que la información es presentada, por ejemplo, por el anfitrión/cliente, un responsable de departamento, el equipo que presenta un reto. Otros puntos del orden del día serán las actividades participativas: aquí es donde los facilitadores suben al escenario para presentar, dar instrucciones, dirigir las sesiones informativas, aclarar cualquier duda. En esos momentos, los facilitadores

• dan la bienvenida a los participantes, presentan el proceso;
• Proponen actividades que ayuden a cocrear seguridad psicológica, construir una dinámica de grupo sana y establecer un buen ambiente para la jornada. Podrían ser, por ejemplo, ejercicios para romper el hielo, dinamizadores, establecimiento de las reglas básicas, exploración de las motivaciones personales, etc;
• Dirigen actividades para fomentar la ideación, las nuevas ideas, la creatividad, el brainstorming (divergencia);
• Guían las actividades diseñadas para llegar a una conclusión, como la búsqueda de consenso, la definición de planes de acción, los pasos siguientes y la finalización de los resultados (convergencia).

Moderar las conversaciones

Durante las conversaciones y los debates, los moderadores utilizan sus habilidades de moderación y gestión de reuniones para:

• Dirigir el tráfico de la conversación, por ejemplo utilizando mesas redondas, temas de conversación, escucha activa, actividades en parejas y pequeños grupos, estableciendo límites de tiempo para que la gente hable, etc. Facilitar no significa necesariamente que «todo el mundo tendrá exactamente el mismo tiempo para hablar» (aunque a veces puede ser así), sino que todos deben tener la oportunidad de expresar su opinión, ya sea por escrito con notas adhesivas, por turnos o de muchas otras maneras. Los facilitadores fomentarán la participación de todos (¡pero no la impondrán!). Algunas personas prefieren estar calladas y eso también está bien);
• Intervenir para sugerir formas de resolver los conflictos. No todos los mediadores tienen aptitudes para la mediación, pero los profesionales expertos sabrán cómo gestionar los conflictos de forma creativa y constructiva;
• Resumir la conversación, formular preguntas aclaratorias o sugerir temas que empujen al grupo a ir más allá en sus reflexiones;
• Gestionar el tiempo y toma de notas en las reuniones, o establecer mecanismos para hacerlo de forma colaborativa (aquí tiene un ejemplo de cómo hacerlo).

Seguimiento y reflexión

El trabajo de un facilitador no termina cuando finaliza la reunión o el acto. Algunas tareas típicas se realizan en el seguimiento, como:

• Redacción de informes. A menudo los clientes solicitan informes sobre el desarrollo del proyecto. Asegúrese de llegar a un acuerdo sobre qué destacar. He tenido clientes que me han revelado, una vez finalizado el acto, que necesitaban que se recopilaran datos específicos sobre los participantes o que se rellenaran encuestas. Está claro que habría sido mucho más fácil recopilar esos datos si hubiéramos llegado a un acuerdo antes.
• Compartir recursos y materiales. Después de un taller es habitual enviar a los participantes materiales, recursos, imágenes o recordatorios de cualquier trabajo de seguimiento que haya que hacer;
• Participar en las reuniones informativas y ayudar a recopilar las lecciones aprendidas. De hecho, un facilitador puede ser quien insista en que el equipo se reúna de nuevo tras el acto o la serie de talleres para debatir lo aprendido: ¿qué salió bien? ¿Qué cambiaríamos la próxima vez? Así es como construimos una relación duradera y productiva con nuestros clientes.

¿Qué no hacen los facilitadores?

He aquí 5 cosas que normalmente no se espera que hagan los facilitadores. Buscar localizaciones para los eventos, encargarse de las inscripciones de los participantes, instalar el equipo de audio y vídeo son cosas que los facilitadores pueden hacer (yo mismo las he hecho en alguna ocasión), pero que normalmente no forman parte de nuestra función. Si está organizando un acto o un taller, asegúrese de contar con una persona dedicada a ocuparse de la logística, la inscripción y el equipo, y se ahorrará incómodos malentendidos. Y lo que es más importante, ¡seguro que alguien especializado en estas tareas lo hará mejor!

Los otros dos puntos de esta lista (proporcionar contenidos y ofrecer soluciones) son los que realmente separan la función del facilitador de la del formador, profesor, conferenciante o consultor empresarial «tradicional». Bea Briggs, del Instituto Internacional para la Facilitación y el Cambio (IIFAC), ha elaborado una práctica tabla para distinguir las funciones de facilitador, formador y orador.

1. Un facilitador no buscará y reservará la localización por ti. Por lo general, el cliente se encarga de encontrar el lugar adecuado y de la logística, como el catering o el alojamiento. Dicho esto, la configuración de la sala es un elemento clave que influye en el diseño de las actividades, como veremos con más detalle en la sección «¿Qué debo tener en cuenta al contratar a un facilitador?» más adelante.
   
   A menudo, los facilitadores conocen lugares que pueden recomendar y/o tienen peticiones específicas que el cliente debe tener en cuenta. En cambio, si el taller es en línea, es más probable que los animadores sugieran los programas informáticos con los que están más familiarizados.
   
2. El trabajo de un facilitador no consiste en reclutar participantes. En ocasiones me han confundido con una experta en comunicación o diseño gráfico, ¡cosa que no soy! Aunque algunas personas pueden tener conocimientos en estas áreas, en particular los facilitadores que organizan sus propios talleres, la preparación de folletos e invitaciones queda fuera de la experiencia de un facilitador.
   
   Dar voz a los facilitadores sobre lo que se escribe en la invitación puede ayudar a establecer expectativas, pero es más probable que el equipo anfitrión haga el trabajo real de crear recursos visuales y finalizar la lista de participantes.
   
3. No se debe esperar que los facilitadores instalen la tecnología. Aunque es muy habitual que los facilitadores lleguen al espacio del taller a primera hora de la mañana y empiecen a reorganizar las mesas y las sillas, no se debe esperar de ellos que instalen el equipo de audio y vídeo, los micrófonos, las cámaras y demás.
   
   En los entornos en línea, es probable que los facilitadores trabajen con un «productor» o «anfitrión técnico» que se ocupe de todos los detalles técnicos entre bastidores. Para obtener más información sobre las distintas funciones de apoyo a la facilitación, lea nuestra entrada del blog sobre cofacilitación.
   
4. Un facilitador no es un experto en contenidos. Contratar a un facilitador experto en un determinado tema puede ser una ventaja, porque reduce la barrera de la comunicación si, por ejemplo, se utilizan jerga y términos especializados. Por otra parte, nuestras preguntas «ingenuas» pueden ser a veces un regalo oculto, al crear una oportunidad segura para que los participantes revelen que tampoco entienden algo del todo.
   
   Últimamente, esto me ocurrió cuando facilitaba un taller sobre micromovilidad: durante una sesión informativa previa al evento, hice una pregunta sobre cuáles eran exactamente las diferentes categorías de vehículos que se estaban debatiendo. Esto llevó a descubrir que había varias interpretaciones de esas categorías y ningún consenso claro (todavía). Resultado: mi «pregunta estúpida» acabó convirtiéndose en la primera actividad de un evento multilateral, que a su vez sirvió de base para la primera sección del documento de posición resultante (y posiblemente, un paso hacia un consenso claro).
   
5. Por último, por supuesto, los facilitadores no proporcionarán recetas prefabricadas para resolver los problemas de un equipo. Uno de los principios básicos de la facilitación es que los recursos necesarios para crear el cambio y dar pasos adelante se encuentran dentro del propio equipo. Si se necesitan más recursos (como, por ejemplo, una decisión ejecutiva, más tiempo, más financiación), sigue correspondiendo al equipo encontrar la manera de avanzar hacia sus objetivos. La facilitación puede ofrecer un espacio seguro para diseñar esas vías y herramientas útiles para centrar la atención, pero, en última instancia, ¡los resultados los determinan los participantes!

En este artículo de Valerie Patrick se enumeran otras ideas equivocadas sobre la facilitación, como que es «solamente un paripé» o «algo sensiblero» o que es «un signo de debilidad dejar que alguien facilite tu reunión» (espóiler: no lo es).

¿Cómo es una carrera profesional de facilitación?

Según los resultados de la encuesta State of Facilitation 2023, el 54,9% de los facilitadores son autónomos y trabajan con varios clientes a la vez, en muchos proyectos diferentes. Esto es parte de lo que me gusta de trabajar por cuenta propia como facilitadora: como persona siempre curiosa, esto me permite observar y participar en los esfuerzos de muchos equipos diferentes en distintos frentes.

Sin embargo, no todos los facilitadores trabajan de esta manera: otra posibilidad es formar parte de un equipo de facilitadores en lo que, de hecho, equivale a ser pequeñas empresas de consultoría. Este es el caso de mis amigas Melania Bigi e Ilaria Magagna, de Tara facilitation: han reunido a un grupo de facilitadores, todos ellos con conocimientos ligeramente diferentes (como facilitación gráfica, liderazgo y desarrollo de equipos pequeños, toma de decisiones, comunicación) centrados en el apoyo a las pequeñas y medianas empresas.

Por último, pero no por ello menos importante, está el caso de los facilitadores internos. El auge de la metodología agile, el pensamiento de diseño y los sprints de diseño ha creado la necesidad de funciones especializadas disponibles para ofrecer servicios de facilitación de forma continua y combinar esto con un profundo conocimiento del contexto. Los facilitadores internos trabajan sobre todo en grandes empresas, corporaciones y fundaciones. Pueden encargarse, por ejemplo, de crear sesiones interdepartamentales de planificación estratégica, implicar a las partes interesadas en los procesos de consulta y diseñar cursos de formación personalizados para el personal.

Sea cual sea el cargo, es probable que la vida diaria de los facilitadores se divida en dos grandes grupos de tareas:

1. Diseño de intervenciones. Tanto si se trata de eventos como de talleres, puntuales o a largo plazo, gran parte de nuestro tiempo lo pasamos en el escritorio y en reuniones preparatorias para definir los objetivos de nuestro trabajo, negociar acuerdos con los clientes, entrevistar a las partes interesadas, diseñar un proceso de aprendizaje y establecer agendas. Voy a incluir aquí el trabajo de seguimiento, a pesar de que ocurre más tarde, ya que tiene un carácter similar de ser trabajo de oficina entre bastidores. El planificador de SessionLab es una herramienta muy útil en esta fase, ya que le permite ahorrar tiempo en el diseño, mantiene todas sus sesiones y métodos perfectamente organizados y le permite compartir agendas profesionales con los clientes. Para seguir todos los pasos del funcionamiento del diseño de talleres, aquí tiene una guía detallada.
   
2. Organización y dirección de actos, talleres y reuniones. Esta es la parte más visible de nuestro trabajo, cuando realmente entregamos a los participantes el diseño que hemos acordado. Es entonces cuando intervenimos, moderamos las conversaciones, interactuamos, dirigimos el flujo de actividades, etc.

La Asociación Internacional de Facilitadores, IAF, describe en este documento las competencias básicas de los facilitadores profesionales. La lista muestra un equilibrio entre el diseño y la ejecución: tres áreas de competencia—Crearrelaciones de colaboración con los clientes, Planificar procesos de grupo adecuados y Desarrollar y mantener conocimientos profesionales—giran en torno a la preparación.

Las otras tres se centran más en la ejecución: Crear y mantener un entorno participativo, Guiar al grupo hacia resultados apropiados y útiles y Modelar una actitud profesional positiva. La lectura de los detalles y del Código Ético le dará una idea muy clara de lo que es importante saber sobre la facilitación profesional.

¿Cuándo necesita un facilitador?

Esta es otra versión de la pregunta «¿Qué hacen los facilitadores?», esta vez sesgada hacia los resultados y los logros. ¿Qué impacto tiene el trabajo de un facilitador? ¿Dónde está el valor?

La participación de un facilitador en un proceso de grupo permitirá mejorar la eficacia de su trabajo, ahorrándole tiempo, energía y, en definitiva, dinero. El principal ejemplo de esto son probablemente las reuniones: si sus reuniones dejan a todo el mundo cansado, confuso y frustrado, un facilitador puede ayudar a orientarles, organizar el orden del día y asegurarse de que el grupo siga por buen camino para alcanzar los resultados deseados.

A menudo he tenido la oportunidad de facilitar la puesta en marcha, en uno o dos días, de grandes proyectos con múltiples partes interesadas: participantes procedentes de distintos países, que utilizan distintas jergas y trabajan en distintos ámbitos de especialización. Al final del acto, deben tener claro su proyecto, el papel de cada equipo y cada persona en él, los pasos siguientes, cómo fluirá la comunicación y los plazos, y sentirse motivados para llevar a cabo el proyecto. Un facilitador (o, más probablemente en este caso, un equipo de facilitación) puede ayudar con todo eso.

Si nadie se encarga del proceso, habrá mucha confusión, lo que dará lugar a muchas más reuniones y correos electrónicos que intercambiar después. Si el evento consiste en una serie poco imaginativa de presentaciones tipo conferencia (estoy citando una situación real), la gente dirá cosas como«las charlas duraron demasiado, y los descansos eran el único momento en el que podíamos hablar entre nosotros y decidir cómo íbamos a trabajar juntos»..»

La facilitación ayuda a establecer una colaboración eficaz y a mantenerla en el tiempo. También favorece el compromiso y la participación al garantizar que la voz de todos se escuche en las primeras fases del proceso. Esto puede mitigar muchos riesgos.

Hace poco, un colega mío facilitó diálogos de participación pública entre una compañía ferroviaria que quería construir una nueva línea cerca de una ciudad mediana y los ciudadanos de la zona. En la primera reunión, un grupo de ciudadanos propuso una ligera variación del trazado propuesto que mitigaría su preocupación por los cambios en el tráfico de automóviles: la empresa lo aceptó rápidamente.

Uno de los vecinos dijo al facilitador: «¡Si hubieran empezado a construir según la propuesta original, habríamos hecho piquetes durante meses! Gracias por ahorrarnos mucho tiempo y esfuerzo«. También imagino que fue un gran retorno de la inversión para la compañía ferroviaria, que había pagado unos cuantos miles de euros por el proceso de facilitación.

Otras actividades facilitadas, como el uso de estudios de casos o simulaciones, ayudan a ahorrar tiempo y dinero a largo plazo al «representar» posibilidades en entornos seguros, escuchar muchas opiniones diferentes y distintas formas de pensar, antes de tomar una decisión. Para saber más sobre cómo la facilitación puede ayudar a la toma de decisiones, en este artículo se explica cómo mejorar la toma de decisiones en grupo y qué reglas habituales para la toma de decisiones conviene utilizar.

Algunas de las razones más comunes (y hay muchas más) que he presenciado para contratar los servicios de un facilitador incluyen:

• la necesidad de trabajar con diversas partes interesadas, como la empresa ferroviaria con los ciudadanos locales;
• ayudar a alinear a los socios en torno a un objetivo común, como en el caso de la puesta en marcha de proyectos de la UE;
• apoyar a un nuevo grupo a redactar su visión, misión, objetivos, declaraciones de valores y acuerdos de grupo, como hago con los nuevos estudiantes en las escuelas de verano;
• impulsar la creatividad y la ideación, por ejemplo mediante talleres de design thinking.

¿Cuándo contratar a un facilitador?

Como hemos visto hasta ahora, la facilitación puede ayudar a un grupo a utilizar sus recursos de forma más eficaz (y eso incluye tiempo, dinero y energía personal), mediante:

• hacer más eficaces las reuniones;
• mejorar la dinámica interpersonal;
• mitigar los riesgos;
• aumentar la aceptación y la participación;
• gestionar los conflictos de forma constructiva.

Se puede decir que las reuniones ordinarias del día a día pueden ser facilitadas internamente por el propio equipo (utilizando consejos y estructuras como los que puedes encontrar en este artículo sobre la facilitación de reuniones).

Se debe recurrir a facilitadores externos si se cumplen algunas de estas condiciones:

• una reunión grande o muy grande, con más de 20 participantes (¡hasta cientos! Las reuniones enormes no son un obstáculo, siempre que dispongas de espacio, recursos y personas suficientes para cubrir las distintas funciones de facilitación);
• participantes diversos, en cuanto a origen, lengua, cultura, formación, experiencia;
• potencial de situaciones que resulten en conflicto;
• situaciones de ambigüedad y complejidad en las que no se puede encontrar «una única solución simple».

Un gran recurso para responder a la pregunta de si necesita un facilitador o no es esta lista de comprobación extraída de el libro de 2013 «Diverging Conversations Through Facilitation«.

Qué hay que tener en cuenta al contratar a un facilitador

Una vez que haya decidido que quiere contratar a un facilitador externo, aquí tiene cuatro cosas que debe tener en cuenta.

(1) Los facilitadores son especialistas en el diseño de procesos. Intégrelos desde el principio, antes de que su agenda esté fijada: así es como podemos ser más útiles. Hace poco me contrataron para un acto de un día en el que el orden del día ya estaba fijado al minuto, con un montón de presentaciones y discursos, y sin embargo los anfitriones «confiamos en ti para que lo hagas participativo». Hice lo que pude, ¡pero las interacciones cuando tienes que sacar cinco minutos de aquí y de allá son inevitablemente limitadas!

(2) Un buen facilitador le ayudará a definir sus requisitos y los resultados deseados, pero cuanto más claras sean sus necesidades desde el principio, más fácil será el trabajo de todos. Espere que los facilitadores le pregunten: cuándo es el evento (los autónomos tienen unos horarios de locos), dónde es (en línea, en persona o híbrido), quién asistirá y qué resultados busca.

Si un facilitador le recomienda cofacilitar o invertir en otra función, como un facilitador gráfico para capturar las conversaciones o un soporte técnico, no descarte la sugerencia de buenas a primeras. Sí, podría costarle más, pero también podría reportarle beneficios reales. Para saber más sobre la cofacilitación y por qué funciona, lea aquí.

Los facilitadores tienen opiniones sobre las localizaciones , ¡y esas opiniones tienen su motivo! Somos flexibles y nos adaptamos a todo (hemos compartido algunas historias divertidas en este hilo de la comunidad, incluida la facilitación en una iglesia y en un aparcamiento), pero los entornos son importantes e influyen en el éxito de un taller.

La forma en que suelen construirse las aulas en las universidades occidentales, por ejemplo, cuenta una historia sobre dónde reside el poder, quién tiene derecho a hablar y cuál es la mejor actitud para aprender (sentado, tomando apuntes en silencio). Las salas de talleres diseñadas para ser flexibles, con mesas móviles, espacio para colgar carteles y sillas que se pueden colocar de muchas maneras diferentes, cuentan una historia diferente, sobre colaboración y creatividad.

Un moderador también puede tener ideas sobre cómo organizar una sala de forma inesperada y novedosa para los participantes. Esto es, en sí mismo, una declaración fuerte y crea el ambiente para el día: ¡espere algo inusual! Teniendo esto en cuenta, no es de extrañar que los facilitadores le pidan poder acceder a las salas una hora (o más) antes de que empiece el acto, aunque solo sea para reorganizar rápidamente las sillas.

¿Cuánto cuesta la facilitación?

Dada la variedad de servicios de facilitación que existen, en realidad no hay una forma definitiva de responder a esta pregunta. Para hacerse una idea general, puede consultarla sección del informe sobre el estado de la facilitación relativa a los precios de su ubicación geográfica y/o sector. Un análisis más detallado del tema, de hace un par de años, procede de la encuesta sobre preciosde la comunidad NeverDoneBefore .

En ambos casos, el precio medio de un taller de un día completo se cifró en unos 3.000 euros. Es una buena indicación para empezar, pero, como señalaron muchos encuestados, hay muchas variables en juego. El encargo, ¿es para acompañar a un grupo a lo largo del tiempo o para un acontecimiento puntual? ¿Cuánta preparación se requiere, cuántas reuniones con el personal? ¿Cuál es la magnitud del acontecimiento? ¿Están cubiertos los gastos de viaje y alojamiento?

Si es facilitador y está pensando en cómo fijar el precio de sus servicios, le recomiendo encarecidamente este episodio del podcast How to Price your Facilitation and Coaching services, presentado por Myriam Hadnes en Workshops Work, en el que la experta en fijación de precios Jenny Millar ofrece sus reflexiones y consejos principales. Después de escucharlo, empecé a ofrecer opciones de precios de tres niveles a clientes potenciales, que es una de las herramientas recomendadas en el podcast.

Experimentar con este enfoque me ha resultado muy útil porque me obliga a definir claramente qué servicios adicionales puedo ofrecer (como entrevistas 1:1 o cuestionarios de seguimiento) y por los que se debería pagar más, frente a lo que costaría lo mínimo. Las negociaciones sobre precios, especialmente cuando un cliente es nuevo y aún no está familiarizado con la facilitación, también son una oportunidad para profundizar en la explicación del papel y el valor de un facilitador. Prepárese para negociar el precio.

¿Dónde son útiles las habilidades de facilitación, además de la facilitación profesional?

Las solicitudes de facilitación profesional y habilidades de facilitación están definitivamente en aumento.Los cambios en el lugar de trabajo acelerados por la pandemia de Covid-19, en particular, dejaron dolorosamente claro cuándo las reuniones y los hábitos en el lugar de trabajo eran funcionales o disfuncionales para progresar. Leyendo entre líneas de los comentarios al informe sobre el estado de la facilitación 2023 surgen dos tendencias paralelas:

• más solicitudes de facilitadores profesionales (y una necesidad de más formación y certificación en habilidades generales de facilitación) y, al mismo tiempo
• una apreciación más difusa de las habilidades básicas de facilitación, como la gestión de reuniones. Citando al vicepresidente del IAF, Gerardo De Luzenberger, «la facilitación [is] se está generalizando como competencia transversal tanto entre los líderes como en la mano de obra en general. «

De hecho, a medida que las habilidades de facilitación se generalizan, también lo hace la capacidad de detectar cuándo una situación puede facilitarse internamente y cuándo se necesita ayuda adicional. Un enfoque más facilitador también se difunde en determinados entornos educativos, ya que las capacidades de trabajo en equipo y las habilidades de comunicación se reconocen cada vez más como parte crucial de la pedagogía. Así se detalla, por ejemplo, en numerosas publicaciones sobre el futuro de la educación, como este documento político sobre las Capacidades para una Europa Moderna.

Aprender habilidades de facilitación y aplicarlas en su lugar de trabajo u organización de voluntariado es también una forma común de empezar lo que puede convertirse en una carrera de facilitación. Para obtener una visión general de las habilidades de facilitación, puede leer este artículo. Y si se siente preparado para probar a facilitar reuniones diarias, puede utilizar la biblioteca de plantillas de SessionLab, en particular las plantillas marcadas como #essential, ¡para empezar!

Para terminar

En este artículo hemos repasado qué son los facilitadores, qué hacen a diario, cómo es una carrera de facilitación y qué hay que tener en cuenta a la hora de contratar a uno. Hemos visto qué medidas toman los facilitadores para diseñar y dirigir procesos que faciliten que los grupos se reúnan y consigan resultados duraderos.

Les dejo ahora con una pregunta: ¿cómo explicarían la facilitación a un niño de 5 años? ¿cómo explicarían la facilitación a un niño de 5 años?

Yo diría algo parecido a «Los facilitadores ayudan a los adultos a jugar y aprender juntos». La facilitadora y formadora Mirna Smidt añadió esta aportación: «Es como la profesora de tu guardería, que pone orden cuando todos queréis los mismos juguetes, solo que con los adultos en su trabajo». Otros han comparado la posición del facilitador con la de un guía turístico, un arquitecto o un piloto.

¿Qué diría usted? ¿Y qué más le gustaría saber sobre el mundo de la facilitación? ¡Únase a la conversación en nuestra comunidad!